പത്താം ശമ്പള പരിഷ്കരണ ഉത്തരവ് പ്രകാരം
2014 ജൂലൈ മുതല്‍ 2016 ജനുവരി വരെയുള്ള ശമ്പള കുടിശ്ശിക 01/04/2017,
01/10/2017, 01/04/2018, 01/10/2018 എന്നിങ്ങനെയുള്ള തിയ്യതികളില്‍ നാല്
തുല്യ ഗഡുക്കളായി പണമായി നല്‍കുന്നതാണ്. ഇതിന്‍റെ ഭാഗമായി കേരള ഫിനാന്‍സ്
ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്‍റ് 19/05/2016 ന് പുറപ്പെടുവിച്ച 46/2016 നമ്പര്‍
സര്‍ക്കുലര്‍ പ്രകാരം ഓരോ ഉദ്യോഗസ്ഥനും ശമ്പള പരിഷ്കരണത്തിന്‍റെ ഭാഗമായി
നല്‍കേണ്ടി വരുന്ന കുടിശ്ശികയുടെ പ്രൊഫോര്‍മ തയ്യാറാക്കി ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക്
നല്‍കുകയും അതിന്‍റെ ഒരു കണ്‍സോളിഡേറ്റഡ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് 2016 ജൂണ്‍ 30
നകം അതത് ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്‍റുകള്‍ക്ക് നല്‍കുകയും വേണം. ഈ പ്രൊഫോര്‍മയും
അനുബന്ധ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റുകളും തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള PAY REVISION ARREAR CALCULATOR എന്ന എക്സല്‍ സോഫ്റ്റ്‍വെയര്‍ പരിചയപ്പെടുത്തുന്നു.
സോഫ്റ്റ്‍വെയറില്‍ 2014 ജൂലൈ മുതല്‍ 2016
ജനുവരി വരെയുള്ള ഓരോ മാസങ്ങളിലെയും പ്രീ റിവൈസ്ഡ് സ്കെയിലില്‍ നമ്മള്‍
വാങ്ങിയ ശമ്പളത്തിന്‍റെയും പേ-ഫിക്സ് ചെയ്തതനുസരിച്ച് നമുക്ക്
കിട്ടേണ്ടിയിരുന്ന ശമ്പളത്തിന്‍റയും വിവരങ്ങള്‍ നല്‍കിയാല്‍ മാത്രം മതി.
വാങ്ങിയ ശമ്പളത്തിന്‍റെ വിവരം എന്‍റ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ നമ്മള്‍ അതത് മാസം
വാങ്ങിയതും പിന്നീട് ആ മാസങ്ങളിലെ അരിയര്‍ വല്ലതും വാങ്ങിയിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍
അതും കൂടി ചേര്‍ത്താണ് നല്‍കേണ്ടത്. അത് പോലെ ഒരു മാസത്തില്‍ തന്നെ രണ്ട്
തരത്തിലുള്ള ബേസിക് സാലറി വാങ്ങിയിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ ഓരോ ബേസിക് സാലറിയിലും
വാങ്ങിച്ച ദിവസങ്ങള്‍ക്കനുസരിച്ച് സാലറി കണക്കാക്കി രണ്ടിന്‍റെയും തുകയാണ്
എന്‍റര്‍ ചെയ്യേണ്ടത്. ഉദാഹരണമായി 2015 ജനുവരി മാസത്തില്‍ 20/01/2015 വരെ
ഒരാളുടെ ബേസിക് 22,920 ഉം
21/01/2015 മുതല്‍ അദ്ദേഹത്തിന്‍റെ ബേസിക് 23,480 ഉം ആണെങ്കില്‍ 2015
ജനുവരി മാസത്തിലെ ബേസിക് സാലറിയുടെ കോളത്തില്‍ 23119 എന്നാണ്
ചേര്‍ക്കേണ്ടത്. അതായത് (22920 x 20/31) + (23480 x 11/31) = (14787 + 8332) = 23119.
അപ്പോള്‍ റിവൈസ്ഡ് സാലറിയും ഇതു പോലെ കണക്കാക്കിയാണ് എന്‍റര്‍
ചെയ്യേണ്ടത് HRA യില്‍ വ്യത്യാസം വരുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ അതും ഈ രീതിയില്‍
തന്നെയാണ് എന്‍റര്‍ ചെയ്യേണ്ടത്.
ഡി.എ സ്വമേധയാ കാല്‍ക്കുലേറ്റ് ചെയ്ത് വരും. അതും നേരത്തെ പറഞ്ഞ പോലെ അതത്
മാസം വാങ്ങിയതും പിന്നീട് ഡി.എ അരിയറുകള്‍ നല്‍കുമ്പോള്‍ പി.എഫി ല്‍
ലയിപ്പിച്ചതും അടക്കമുള്ള ആകെ ശതമാനമാണ് കാല്‍ക്കുലേറ്റ് ചെയ്യുക.
ലീവ് സറണ്ടറിന്‍റെ കുടിശ്ശികയും
കാല്‍ക്കുലേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള സൗകര്യമുണ്ട്. ലീവ് സറണ്ടര്‍ 2014-15,
2015-16 എന്നീ സാമ്പത്തിക വര്‍ഷങ്ങളിലേത് പ്രത്യേകം പ്രത്യേകമായിട്ടാണ്
കണക്കാക്കേണ്ടത്. ഈ രണ്ട് സാമ്പത്തിക വര്‍ഷങ്ങളിലേയും വിവരങ്ങള്‍ക്ക്
പ്രത്യേകം തലക്കെട്ടുകള്‍ നല്‍കിയിട്ടുണ്ട്. സറണ്ടര്‍ ചെയ്ത As On Date ലെ
ശമ്പളത്തിന്‍റെ വിവരങ്ങള്‍ കൃത്യമായി നല്‍കണം. അതു പോലെ No. of Days
Surrendered എന്നതിന് നേരെ യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ സറണ്ടര്‍ ചെയ്ത ദിവസങ്ങളുടെ
എണ്ണമാണ് നല്‍കേണ്ടത്. വെക്കേഷനില്‍ ജോലി ചെയ്ത ദിവസങ്ങളുടെ എണ്ണമല്ല..
പരമാവധി വ്യക്തത വരുന്നതിന് പല
സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റുകളും ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെങ്കിലും Arrear Proforma
എന്നത് മാത്രമേ ഫിനാന്‍സ് ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്‍റിന്‍റെ സര്‍ക്കുലറില്‍
ആവശ്യപ്പെടുന്നുള്ളൂ.